Reglement & privacy - De Best Verzorgde Boeken

Reglement

Reglement houdende de regeling voor de jaarlijkse uitverkiezing van De Best Verzorgde Boeken, opgemaakt in november 2016, geactualiseerd in november 2020.

De Stichting De Best Verzorgde Boeken wenst jaarlijks minimaal dertig en maximaal drieëndertig uitgaven (boeken) uit te verkiezen, die zich in het bijzonder onderscheiden door de verzorging van hun vormgeving, typografie, afbeeldingen en grafisch-technische productie; de verhouding tussen vorm en inhoud wordt hierbij in aanmerking genomen.

De Stichting wil met deze uitverkiezing nationaal en internationaal de aandacht en de waardering bevorderen voor de cultuur van de boekverzorging en het Nederlandse boek. Ook wil zij met deze uitverkiezing uitgevers en andere opdrachtgevers stimuleren om meer aandacht te besteden aan de vormgeving en de technische productie van hun uitgaven.

De Stichting zal de lijst van de geselecteerde uitgaven aan de media bekendmaken. De lijst, evenals het juryrapport als de technische gegevens van de boeken zullen op de website van de Stichting worden geplaatst (www.debestverzorgdeboeken.nl). De door een onafhankelijke jury geselecteerde uitgaven zullen in een tentoonstelling worden opgenomen, die in binnen- en buitenland zal worden verspreid. In de bij de tentoonstelling behorende catalogus zullen alle geselecteerde uitgaven worden opgenomen.

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:

de Stichting: de Stichting De Best Verzorgde Boeken;
uitgaven: boeken en andere in oplage vervaardigde producten op papier of een daarmee gelijk te stellen drager welke naar het oordeel van de jury met boeken gelijkgesteld kunnen worden;
uitverkiezen: het opnemen van uitgaven op de lijst, bedoeld in artikel 8.

Artikel 2

Jaarlijks komen minimaal dertig en maximaal drieëndertig uitgaven, die zich in het bijzonder onderscheiden door de verzorging van hun vormgeving, typografie, afbeeldingen en grafisch-technische productie voor uitverkiezing in aanmerking.
Om voor uitverkiezing in aanmerking te komen dient een uitgave te voldoen aan twee van de drie volgende vereisten. De uitgave moet, al dan niet in de Nederlandse taal, zijn:
a. uitgegeven door een in Nederland gevestigde uitgever;
b. ontworpen en opgemaakt door een persoon die de Nederlandse nationaliteit bezit dan wel in Nederland gevestigd is;
c. gedrukt en/of gelithografeerd en/of gebonden door een in Nederland gevestigd grafisch bedrijf.

Artikel 3

De jury bestaat uit een oneven aantal personen met een minimum van vijf.
De leden worden benoemd door het bestuur van de Stichting.
De jury zal, zo mogelijk, zijn samengesteld uit:
a. twee grafisch vormgevers;
b. een deskundige uit de grafimedia-branche;
c. een deskundige uit de boekenbranche;
d. een deskundige op het terrein van de grafische vormgeving of de boekverzorging in het algemeen.
De leden worden voor twee juryjaren benoemd, gespreid over ten hoogste vier kalenderjaren, met de mogelijkheid van verlenging met één jaar, gespreid over ten hoogste twee kalenderjaren.
De benoeming geschiedt per 1 december tenzij het een tussentijdse benoeming betreft.
Herbenoeming is mogelijk vijf jaar na het verstrijken van een zittingstermijn.
De jury wijst uit haar midden een voorzitter aan.
De directeur van de Stichting treedt op als secretaris van de jury zonder stemrecht.

Artikel 4

Om uitgaven in te dienen nodigt de Stichting in Nederland gevestigde uitgevers, opdrachtgevers, grafisch vormgevers en grafische bedrijven uit, alsmede eventueel anderen die bij de totstandkoming van boeken betrokken zijn.
Daarnaast kunnen de leden van de jury individueel om voordracht van een of meer bepaalde titels verzoeken. Voorwaarde is dat degene die op zo’n verzoek ingaat, dit reglement erkent, met dien verstande dat artikel 5 lid 4 alsdan buiten werking blijft.

Artikel 5

Een uitgave dient op een door de Stichting digitaal ter beschikking gesteld formulier te worden ingediend.
Tegelijk met het formulier, bedoeld in het eerste lid, worden twee exemplaren van de voor te dragen Nederlandse uitgave overgedragen aan het secretariaat van de Stichting. Wordt de inzending verkozen tot een van De Best Verzorgde Boeken, dan moeten nog eens 7 extra exemplaren gratis ter beschikking worden gesteld.
Degene die een voordracht doet, dient zich bereid te verklaren ingeval de voorgedragen uitgave uitverkozen wordt, maximaal zeven extra exemplaren van die uitgave om niet beschikbaar te stellen aan de Stichting ten behoeve van tentoonstellingen, mediacontacten en archivering.
Een inzending wordt niet in behandeling genomen voordat ten behoeve van de organisatie een deelnamebedrag is gestort. Dit bedrag bestaat uit het inschrijvingsgeld: voor één ingezonden boek betaalt men € 75, voor ieder volgende inzending van dezelfde inzender € 50 (bedragen zijn exclusief btw).
Studenten van een in Nederland gevestigde academie en degene die een jaar zijn afgestudeerd zijn vrijgesteld van betaling van het deelnamebedrag. Daarvoor dienen zij wel op het inschrijfformulier in het veld ‘extra informatie’ de naam van de academie, het jaar , of het een autonoom project is of in opdracht als onderdeel van het curriculum van de academie – in dat geval moet er toestemming gegeven zijn door de begeleidende docent – en de begeleidende docent aan te geven. Studenten die een boek inzenden moeten geregeld hebben dat mogelijke rechten die de academie heeft niet van toepassing zijn; De Best Verzorgde Boeken is niet verantwoordelijk voor mogelijke claims vanuit academies.

Artikel 6

Bij meerdelige uitgaven kan een enkel deel of de gehele uitgave voorgedragen en uitverkozen worden. Na uitverkiezing van een enkel deel kunnen de andere delen van dezelfde uitgave niet meer voor uitverkiezing in aanmerking komen.

Artikel 7

Elke uitgave die verschenen is in het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar waarin de uitverkiezing plaatsvindt kan worden voorgedragen.
Een uitgave wordt geacht te zijn verschenen in het jaar dat is vermeld in de uitgave zelf, tenzij de inzender aannemelijk maakt dat de uitgave in een ander jaar is verschenen.

Artikel 8

De jury stelt jaarlijks een lijst van De Best Verzorgde Boeken samen uit de uitgaven die binnen de gestelde termijn zijn voorgedragen; zij maakt de lijst uiterlijk op 15 maart bekend aan het bestuur van de Stichting.
De jury zal bij de uitverkiezing rekening houden met de verschillen die kunnen voortvloeien uit de aard van de voorgedragen uitgaven: daartoe kan de jury bepaalde categorieën instellen waarbinnen bekroond wordt.

Artikel 9

Uitgesloten van jurering zijn uitgaven waarbij een of meer juryleden bij de totstandkoming betrokken zijn geweest. Deze uitgaven worden door een schaduwjury beoordeeld.
De schaduwjury wordt, indien nodig, jaarlijks benoemd door het bestuur van de Stichting en wordt zoveel mogelijk op dezelfde wijze samengesteld als hierboven vermeld in artikel 3 lid 3. Bij voorkeur worden oud-leden van de jury van De Best Verzorgde Boeken gevraagd zitting te nemen.
Hetgeen in dit reglement is bepaald ten aanzien van leden van de jury, geldt mutatis mutandis ook voor leden van de schaduwjury. Geen lid van de schaduwjury mag betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van een door haar te beoordelen uitgave.
De schaduwjury maakt haar voordracht bekend aan de Stichting voordat de jury haar werkzaamheden beëindigd heeft.
De jury heeft het recht de voordracht van de schaduwjury geheel of gedeeltelijk niet over te nemen indien zij dit in het belang van een evenwichtige samenstelling van de totale selectie noodzakelijk acht.

Artikel 10

De jury laat de uitverkiezing vergezeld gaan van een juryrapport, waarin zij behalve een beoordeling van elke uitverkozen uitgave de criteria die zij voor de uitverkiezing hanteerde, vermeldt. Ten behoeve van het juryrapport stelt de secretaris een zakelijke weergave van de overwegingen van de schaduwjury aan de jury beschikbaar.
Noch over de keuze van de jury en de voordracht van de schaduwjury, noch over de tekst van het juryrapport kan worden gecorrespondeerd.
Publieke bekendmaking van de lijst met uitverkozen uitgaven alsmede van het juryrapport geschiedt op een door het bestuur van de Stichting te bepalen tijdstip.
Voorafgaande aan de bekendmakingen genoemd in het vorige lid verstrekken de leden van de jury en de schaduwjury daarover geen mededelingen naar buiten.

Artikel 11

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of waarin geen overeenstemming kan worden bereikt over de hantering van dit reglement overlegt de jury met de directeur van de Stichting. Een uitspraak van de directeur van de Stichting dienaangaande is bindend voor de jury.

Privacyverklaring

Bij het verrichten van haar diensten kan de Stichting De Best Verzorgde Boeken, gevestigd en kantoorhoudende te (1016 BP) Amsterdam aan de Herengracht 166, in sommige gevallen (persoons)gegevens gebruiken. Het gaat daarbij onder meer om de verwerking van persoonsgegevens in het kader van inschrijvingen van boeken om mee te doen aan de jurering van De Best Verzorgde Boeken die jaarlijks in januari plaatsvindt. Deze inschrijving verloopt via de website www.debestverzorgdeboeken.nl.
Deze Privacyverklaring geeft inzicht in de wijze waarop de Stichting De Best Verzorgde Boeken met deze gegevens omgaat. De Stichting De Best Verzorgde Boeken handelt in overeenstemming met de privacyregels die zijn neergelegd in onder andere de Wet bescherming persoonsgegevens en de Telecommunicatiewet.

1. Welke gegevens verwerkt de stichting De Best Verzorgde Boeken?

1.1 Om gebruik te kunnen maken van het inschrijfformulier van De Best Verzorgde Boeken moet de betreffende bezoeker een account aanmaken, waarbij hij een e-mailadres invult. Door het aanmaken van een account krijgt de Stichting De Best Verzorgde Boeken de beschikking over het e-mailadres van de accounthouder.

1.2 Bij de inschrijving vraagt Stichting De Best Verzorgde Boeken andere persoonsgegevens zoals naam/naam van bedrijf, adres/vestigingsadres, telefoonnummer.

1.3 Naast bovengenoemde persoonsgegevens verzamelt de Stichting De Best Verzorgde Boeken ook automatisch gegenereerde informatie over het surfgedrag op de website www.debestverzorgdeboeken.nl. Deze informatie bestaat uit het IP-adres en functionele -cookies.

2. Voor welke doeleinden worden de gegevens gebruikt?

2.1 De Stichting De Best Verzorgde Boeken gebruikt de verkregen persoonsgegevens in de eerste plaats voor het aanmaken van een account waarmee de inzender een of meerdere boeken kan inschrijven. In de tweede plaats worden deze gegevens gebruikt voor het verwerken van de inschrijving, waarbij deze gegevens alsmede de gegevens van de ingezonden boeken ter beschikking worden gesteld aan de vakjury ter ondersteuning van het juryproces. Daarnaast worden de persoonsgegevens gebruikt voor het maken van facturen die gestuurd worden naar de inzender. Deze facturen, waaraan de inschrijfformulieren gekoppeld zijn, worden in ieder geval 7 jaar bewaard.

2.2 De persoonsgegevens worden drie jaar lang actief gebruikt om één keer per jaar te inzender te wijzen op de opening van de volgende inschrijftermijn mits de inzender hiervoor akkoord heeft gegeven op het inschrijfformulier.

2.3 De gegevens die de Stichting De Best Verzorgde Boeken verkrijgt in verband met bij haar geplaatste inschrijvingen gebruikt de Stichting De Best Verzorgde Boeken tevens voor het verzamelen van statistische gegevens om inzicht te krijgen in het gebruik en de doelgroep van De Best Verzorgde Boeken en/of Stichting De Best Verzorgde Boeken Website, om zo de inrichting daarvan te kunnen verbeteren en haar dienstverlening verder te kunnen optimaliseren.

2.4 Voor alle overige zaken gebruikt de Stichting De Best Verzorgde Boeken de gegevens uitsluitend als daarvoor de uitdrukkelijke toestemming is verkregen van de betrokkene.

3. Doorgifte aan derden

3.1 Niet de persoonsgegevens maar wel de informatie over de ingezonden boeken worden gedeeld met derden zoals partners en/of sponsors.

3.2 Zoals hierboven vermeld verwerkt de Stichting De Best Verzorgde Boeken de persoonsgegevens in statistieken. De Stichting De Best Verzorgde Boeken geeft alleen volledig geanonimiseerde statistische gegevens door aan haar partners en/of sponsors.

3.3 De Stichting De Best Verzorgde Boeken kan de persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting doorgeven aan de overheid of gerechtelijke instanties.

3.4 In andere gevallen geeft de Stichting De Best Verzorgde Boeken de persoonsgegevens alleen door aan derden als de bezoeker hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

4. Cookies

4.1 De Stichting De Best Verzorgde Boeken maakt gebruik van zogenaamde functionele cookies. Met behulp van deze cookies kan de CPNB de bezoeker herkennen bij een nieuw bezoek op de website. De website kan daardoor speciaal op uw voorkeuren worden ingesteld. Hierdoor hoeft u niet steeds uw voorkeuren te herhalen waardoor u tijd bespaart en een prettiger gebruik van onze website kunt maken. Functionele cookies kunnen verwijderd worden via de instellingen van de browser die de bezoeker gebruikt.

4.2 Om de website beter op de bezoekers af te stemmen en gebruiksvriendelijker te maken maakt de Stichting De Best Verzorgde Boeken gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over het gebruik van de website (met inbegrip van het IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij de Safe Harbour-principles. Iedere gebruiker kan het gebruik van cookies weigeren door dit in de instellingen van zijn browser aan te geven.

5. Beveiliging

De Stichting De Best Verzorgde Boeken zorgt voor een goede beveiliging van de persoonsgegevens. In het geval van een data-lek worden de betrokkenen door de Stichting De Best Verzorgde Boeken op de hoogte gesteld.

6. Inzage, correctie en wijziging van gegevens

Een persoon die zich inschrijft bij de Stichting De Best Verzorgde Boeken kan altijd een verzoek doen om inzage in en/of correctie of verwijdering van de gegevens die de Stichting De Best Verzorgde Boeken van hem/haar verwerkt, door contact op te nemen via info@debestverzorgdeboeken.nl.

7. Wijziging Privacyverklaring

De Stichting De Best Verzorgde Boeken kan deze Privacyverklaring in de toekomst uitbreiden of wijzigen. Belangrijke en/of ingrijpende wijzigingen zullen op een duidelijke manier worden gecommuniceerd via de Nieuwspagina van de website. Door na wijzigingen zich in te schrijven bij de Stichting De Best Verzorgde Boeken gaat de inschrijver akkoord met eventuele wijzigingen. Hou voor alle wijzigingen regelmatig deze pagina in de gaten.